商业秘密保护工作“六步曲”

发布时间:2019-08-25 19:54:15


  想对自身的商业秘密实施保护,却苦于无从下手。这是许多企业对商业秘密保护工作的感受。为此,我们列出以下六个步骤,供参考。

  第一步,建立管理机构,明确专兼职保密人员负责日常管理。建立企业的保密领导小组,由党、政各一位领导担任组长和副组长,吸收厂办公室、人事、档案、技术、销售、财务以及其它相关的业务部门的负责人、专家参加,并明确日常管理机构(虽然商业秘密与国家秘密的层次不同,但对保护的要求、制度措施、防范手段、宣传教育等大体相似,因此,原来已有管理国家秘密部门的,可由其兼顾承担双重任务),挑选懂技术、通业务的专兼职保密人员负责商业秘密的具体事务。在此基础上,要进一步明确保密领导小组成员的职责分工,按业务归口实行“条块”管理,使有关部门负责人不仅管理好业务工作,还要管好相关的保密工作,克服业务工作和保密工作“两张皮”的脱节现象。可以明确提出把经贸、科技、涉外、宣传报道、通信的保密任务划归到几个有关部门归口管理,保密人员有事找它们商量,使他们成为保密部门的得力助手。

  第二步,及时明确商业秘密的范围,并划分等级。具体包括四个环节:(1)确定商业秘密的具体范围。商业秘密具体分两个方面:一是技术秘密,包括技术发明、新工艺、技术诀窍、新技术前景预测、替代技术的预测等;二是经营秘密,包括新产品的市场占有情况、开拓新市场的计划措施,营销策略、渠道,客户关系及生产成本、利润、调价方案、对外谈判意图及标底等。企业要根据实际情况,准确地、具体地把本企业的商业秘密划定。(2)对各项商业秘密划分等级,使商业秘密能够有重点地加以保护,确保安全。商业秘密的等级可参照国家秘密等级分为三个等级:核心秘密、重要秘密、一般秘密。判定标准是:核心秘密泄露后会影响企业的盛衰存亡;重要秘密泄露后会带来巨大的经济损失;一般秘密泄露后会带来一般的经济损失。(3)明确各项商业秘密的保密期限。因为经济活动是在不断进行之中,随着时间的推移和情况变化,大多数商业秘密保密价值会变化。失去了保密价值的信息如果继续保护,企业的商业秘密容易成为内容越来越多、密与非密界限越来越难以分清的“糊涂帐”,并在保护过程中造成人力物力资源的浪费。故此,商业秘密事项在产生时就应预算一个保密期限,到期让其自行解密。(4)对商业秘密事项做好标志工作,以便一目了然知道是哪一级秘密、保密期限多长,有利于管理和使用。商业秘密的标志应区别于国家秘密标志,怎样标志由权利人决定,可在密件右上角标“△”,“△”前标密级,“△”后标保密期限。非书面形式的密件,应在密件包装上进行标志。

  第三步,健全保守商业秘密的制度。可参照国家保密部门已经颁布的一系列保守国家秘密的制度,结合商业秘密的不同特点,针对各种可能的泄密途径,制订出包括公文管理、接待联络、宣传报道、废旧载体管理、人才流动、技术交流、论文发表、申请专利、通信、办公自动化等在内的一整套有关商业秘密保护的制度。与此同时,要将商业秘密的管理纳入企业内部的考核体系,保证各项保密制度在全体员工中得到认真的执行

  第四步,与涉及商业秘密的人员签定保密合同。因为《反不正当竞争法》、《刑法》等对商业秘密的规定较为笼统,流于一般,所以,若当事双方就某一信息是不是商业秘密,没有明确、具体的约定,谁要在诉讼中取胜就要看其举证能否证明自己的主张,,合同法失去用武之地。但是,如果权利人和侵权人在事前签有保密合同,明确商业秘密的名称、范围及其他条款,并且这些条款与现行的法律法规没有抵触,权利人仅凭合同就能证明特定的信息是自己的商业秘密,使自己在诉讼中处于非常有利的地位。因此,保密合同的签订是商业秘密保护中的最重要环节。在具体实施时,除了考虑企业内部的研究开发人员、技术人员、市场计划和营销人员、财会人员、秘书人员、保安人员外,不能忽略工作交往中不得不向其提供本企业商业秘密的合作伙伴、谈判对手、重要客户、服务提供单位等,该签合同的一定要签,该履行的手续一定要履行,以防侵权后发生争执。

  第五步,开展全员培训,提高干部职工的保密意识和保守商业秘密的能力。要编写出系统的教材,开展全员培训。通过培训,让干部职工明白,商业秘密的保护工作关系到企业的兴衰存亡,与每一个干部职工的切身利益休戚相关。使他们了解国内外经济科技领域保密与窃密斗争的严峻形势,知晓本企业商业秘密的具体范围以及相关的制度,了解商业秘密的泄露途径和常用的窃密手段,从而增强做好保密工作的紧迫感、责任感。只有这样,才能统一广大干部职工的思想认识,取得他们的积极配合和支持,真正使各项规章制度落实到全员的自觉行动上。

  第六步,做好日常管理工作,把各项管理制度和措施落到实处。企业的保密人员,要严格按照相关制度的规定,对涉及商业秘密的各项活动进行审查把关,保证每一项管理制度和措施得到不折不扣的执行。同时,应该与企业内部的法律、信息、技术、财务、人事和市场等部门建立良好的合作关系,经常就商业秘密保护问题进行交流、磋商,发现新的情况要认真加以研究,并向保密组织提出对策建议。企业的保密领导小组,要积极督促、支持保密人员的工作,定期不定期地研究、及时解决商业秘密保护工作的重大问题。对内,经常组织保密检查,消除泄密隐患,堵塞泄密漏洞;对外,定期不定期地派员到各主要市场上进行巡视,及时发现泄密